Популярность метода помидора в тайм-менеджменте полностью оправдывается его эффективностью. Несмотря на распространение техники, многие не знают, в чем заключается ее принцип и как правильно ее применять в работе. Первый вопрос, который возникает, почему метод получил такое название, как помидоры связаны с отрезками времени и планированием графика.
Основанная идея техники заключается в работе короткими промежутками: 25 минут погружения в процесс, 5 минут – отдых. При этом во время перерыва нужно полностью сменить вид деятельности, чтобы переключиться с выполняемой ранее задачи («перезагрузить» мозг). После 4-х таких повторений должен быть более продолжительный отдых.
Стоит задуматься об освоении техники Помодоро, поскольку она позволяет достигнуть приоритетных целей:
- повышение качества учебного и рабочего процесса;
- приобретение решимости к достижению собственных целей и поддержка этой способности;
- повышение продуктивности в работе и учебе;
- приобретение способности к решительным действиям в сложных обстоятельствах.
Не следует забывать, что даже качественный инструмент (а данная методика является таковым) будет бесполезен без усилий со стороны мастера, в руках которого он находится.
Причем тут томаты?
Начнем с главного – почему метод помидора получил такое название
Технику разработал итальянец Франческо Чирилло еще в 80-х годах. Будучи студентом, он в какой-то момент осознал, насколько сильно устал. Ежедневная учеба выматывала, с каждым днем все больше терялась способность концентрироваться на задачах.
Молодой человек не понимал, почему ничего не успевает, куда уходит время. Тогда он решил увеличить свою продуктивность и попробовать полностью сосредотачиваться на учебном процессе хотя бы 10 минут. На кухне у него был таймер в виде помидора, который он использовал, чтобы засечь время. Этот аксессуар впоследствии повлиял на выбор названия техники.
Как планировать время по методу Pomodoro
Рассмотрим, как на практике можно применять метод Pomodoro на примере работы руководителя digital-проектов.
Особенность процесса разработки веб-приложения заключается в необходимости каждодневного выполнения срочных задач разного плана:
- подготовка и согласование плана;
- контроль над процессом;
- помощь команде;
- общение с клиентом;
- сбор обратной связи и так далее.
При этом все процессы выполняются параллельно (практически одновременно). Задача усложняется тем, что постоянно руководитель вынужден отвлекаться для разъяснения вопросов, возникающих у коллег.
Правило томатов 1 – выбирайте приоритетную задачу
Техника Pomodoro подразумевает способность правильно расставлять приоритеты.
Необходимо определить из длинного перечня предстоящих дел самое важное на текущий момент. Необязательно задача будет самая сложная и объемная, здесь критерием отбора служит срочность выполнения. Поэтому project-менеджер должен уметь видеть ситуацию в целом и правильно ее оценивать: выделить приоритетные дела, остальные отложить на потом.
Первый этап работы будет включать действия:
- Постановка задач команде.
- Составление отчета.
- Встреча с клиентом.
- Подготовка доклада к конференции.
- Планирование следующего этапа.
Правило томатов 2 – концентрируйтесь на одном деле
Техника помидор должна облегчить рабочий процесс, а не усложнить его.
Если создается ощущение чрезмерной нагрузки, следует уменьшить обороты. Запланируйте на один отрезок времени только одну задачу. После 5-минутного перерыва возвращайтесь к ней, если не уложились в первый срок. Не начинайте выполнение нового дела до тех пор, пока не закончите предыдущее. «Перескакивание» с одной задачи на другую приведет к тому, что ни одна из них не будет сделана качественно и в срок.
Правило томатов 3 – не отвлекайтесь
Если на текущий отрезок времени запланирован анализ проделанной работы, заниматься нужно именно им. Все раздражители следует исключить, игнорировать звонки, письма, сообщения. Отвечать на вопросы клиента и коллег нужно только после решения поставленной задачи.
Цель техники помидора – добиться полной концентрации на деле и побороть желание отвлекаться в процессе ее выполнения. Но как быть с задачами, которые требуют незамедлительного участия? В рассматриваемом методе нет конкретных рекомендаций, но они были разработаны опытными менеджерами и руководителями. Следует оценить важность отвлекающей задачи по десятибалльной шкале и если она не получила максимальный балл, в текущий момент она не важна.
Правило томатов 4 – не старайтесь успеть
Желание успеть завершить задачу негативно отразится на результате.
Главная цель – не закончить дело за 25 минут, а полностью сконцентрироваться на его выполнении. Не все задачи можно уместить в этот отрезок, для некоторых потребуется два или даже три «подхода», поэтому не нужно стремиться сделать все за один раз.
Правило томатов 5 – не пренебрегайте перерывами
Несмотря на короткий промежуток времени, выделенный для отдыха, такой перерыв позволит «перезагрузить» мозг и восстановить силы.
Чашка кофе в компании коллег или в одиночестве вполне справляется с этой задачей. Важно, чтобы в эти 5 минут вы занимались совершенно другим видом деятельности, не связанным с работой, которую только что выполняли.
Теория Франческо Чирилло об оптимальном интервале времени для работы в 25 минут имеет научное подтверждение. Согласно исследованиям, именно такой период мозг способен воспринимать и обрабатывать информацию. Поэтому более продуктивным будет сотрудник, работающий 1,5 часа с 5-минутным отдыхом, чем его коллега, который трудился 2 часа без перерыва.
Переключаться важно, чтобы приобрести «свежий» взгляд на задачу. После «перезагрузки» мозг более объективно оценит ситуацию, сможет ясно «увидеть» суть. Однако увеличение времени отдыха даже на несколько минут приведет к обратному результату: вы расслабитесь, начнете бездействовать, возникнет апатия и нежелание продолжать работу.
Правило томатов 6 – регулируйте нагрузку
Продуктивность работы зависит от индивидуальных особенностей человека.
Некоторым недостаточно 25-минутного периода и за 5 минут перерыва они не успевают «переключиться». Рекомендуется регулировать время работы и отдыха до момента, когда будет достигнут комфортный вариант.
Учитывается специфика задачи. Встреча руководителя с клиентом не должна прерываться из-за срабатывания таймера. Менеджеру необходимо предусмотреть для совещания больше времени и внести поправки в график.
Обратная ситуация: задача выполнена раньше срока. Период, оставшийся до отдыха, следует уделить проверке работы или начать выполнение следующей задачи. Не рекомендуется увеличивать продолжительность перерыва за счет освободившегося времени. Нарушение правила строгого соблюдения графика приведет к снижению продуктивности, возобновлению проблемы с концентрацией.
Правило томатов 7 – оценивайте результат
Результат – ваши достижения.
Будут и ошибки, которые должны стать поводом для пересмотра процесса. При нехватке времени, вносятся коррективы по выделению большего отрезка для выполнения определенной задачи. Если все сделано раньше срока, нужно запланировать большее количество заданий на следующий период работы.
Наиболее объективная картина вырисовывается после нескольких дней применения методики. При стандартном 8-часовом графике получится 14 «помидоров». Впоследствии количество задач регулируется с учетом полученного за прошедшую рабочую неделю опыта. На какую-то выделяется два отрезка, некоторые комбинируются и включаются в один 25-минутный промежуток. В дальнейшем допускается разделение «помидора» на части: 2-5 минут выделяется до и после работы для анализа предыдущего и текущего результата соответственно.
Что общего у томатов и гибких методологий?
Гибкие или agile-методологии построены на алгоритме: «планирование-выполнение-проверка-исправление».
По схожему принципу работает техника помидора. Управление временем с помощью такого инструмента доказало свою продуктивность при условии учета индивидуальных особенностей работника. Методика Pomodoro тоже гибкая, поскольку предоставляет возможность корректировать объем выполненных задач в зависимости от их сложности.
Освоение метода будет полезным для всех – не только менеджеров проектов и программистов. Простым обывателям, фрилансерам тоже сложно сосредоточиться на конкретной задаче из-за большого количества отвлекающих факторов и раздражителей, характерных для эпохи социальных сетей и интернета в целом.
Применять технологию можно начать на любом этапе проекта – еще один плюс «помидорного» метода. Нужен только таймер и желание повысить свою продуктивность. Также заметно облегчают задачу современные инструменты для внедрения технологии.
Полезные ресурсы и приложения:
- для операционной системы Windows – таймеры Keep Focused, PomodoroApp (плюс менеджер задач), Tomighty (работает в нижней части экрана – на панели задач), Pomodoro Timer (для 7-й версии ОС);
- для операционной системы OS X – таймеры Pomodoro Time (плюс статистика), приложение Tadam (возможность создавать рабочие отрезки самостоятельно), Eggscellent;
- для операционной системы iOS – таймер Flat Tomato (дополнительно встроены покупки);
- для устройств на базе Android – таймер Clockwork Tomato;
- сервис для применения методики помидора – Persevy (плюс статистика и другие функции).
FAQ
Теория всегда понятна, но как только начинается практика, возникает множество вопросов.
Рассмотрим самые популярные:
Задача завершена, а время еще осталось – что делать
Таймер выключать нельзя. Оставшееся время нужно так же уделить рабочему процессу: провести тщательную проверку или приступить к выполнению следующей задачи. Также это время можно уделить планированию дел на следующий день.
Если не хватает 25 минут или, наоборот, слишком много
Такой отрезок времени определил родоначальник метода, но после ее освоения допускается корректировка с учетом своих особенностей. Экспериментируйте с различными интервалами – пока не добьетесь комфортного варианта.
Что лучше: обычный таймер, сервисы или приложения
Не имеет значения. Можно протестировать все варианты и выбрать удобный. Приложения и ресурсы предоставляют возможность настройки, поэтому их проще использовать. Это касается и списка запланированных дел: его можно записать на обычном листе бумаги или пользоваться специальным сервисом.
Почему возникает «страх звонка»
Контроль времени с помощью таймера вызывает чувство тревожности, которое впоследствии перерастает в страх звонка. Чаще всего с ним сталкиваются люди, испытывающие трудности с самодисциплиной. Страх легко преодолевается по мере развития способности к самоорганизации.
Крестики, апострофы и прочие пометки обязательны
Такие пометки нужны для анализа. Отмечайте одним знаком задачи, над которыми было особенно тяжело работать, другим – дела, потребовавшие выдержки, третьим – процессы, которые дались легко без желания отвлечься.
Эффективность метода проверялась исследованиями
Франческо Чирилло, компании и отдельные эксперты занимались исследованием этого вопроса. В частности Staples проверила на опыте, что сотрудники, работающие без отдыха (за исключением обеденного перерыва) менее продуктивны по сравнению с коллегами, применяющими технику помидора.
Есть ли более интересный способ повышения продуктивности работы
В качестве альтернативы можно рассмотреть применение игрового подхода к неигровым задачам (геймификации). Существуют и другие техники тайм-менеджмента, отличающиеся от «помидорного» метода, но не менее продуктивные.
