Быстрый ритм человека затрагивает все сферы жизни, создавая новые и новые поводы для суеты.
Кто сталкивался с понятием «тайм менеджмент», знает, насколько важно его изучение. Time-management отвечает на вопросы, как систематизировать и сделать жизнь размеренной и легкой.
Учение об управлении временем зародилось в далекие времена, когда не было интернета, телевизоров и гаджетов.
Времени не хватало
Каждый ощущал давление сроков, вынужденную спешку, принимал необдуманные решения, испытывал стресс. Затем приходил к вопросу решения этих проблем.
Основные правила тайм менеджмента: планировать и распределять время, четко устанавливать цели и задачи, делегировать обязанности и эффективно браться за работу. В основах тайм менеджмента лежит учение об учете, распределении и продуктивном планировании собственных ресурсов.
Иначе говоря, работай меньше, но успевай больше
Короткая история тайм менеджмента
Впервые о продуктивности и экономии временных ресурсов задумались в Древнем Риме 2000 лет назад. Мыслитель Сенека делил потраченное время на полезное и бесполезное. Философ вел письменный учет ресурсов, считая, что жить нужно с точки зрения пользы.
Итальянский писатель и ученый Альберти в 15 веке считал, что успешны те люди, которые управляют временем.
Он предлагал следующий подход в решении вопросов:
- Каждое утро составлять список дел;
- Расставлять дела в порядке важности.
Проблема управления временем носила теоретические черты до 80-х годов прошлого столетия. В 1791 году была опубликована автобиография Бенджамина Франклина, где излагались мысли автора о рациональном использовании времени. Дневник для Франклина был инструментом достижения целей. Бенджамин вел ежедневное планирование и отчетность о совершенных действиях. Утром он ставил перед собой цель — сделать за день что-то полезное.
В 1812 году английским типографом и переплетчиком Джоном Леттсом был создан ежедневник для деловых людей с разлинованными страницами, включающими календари и формы для финансистов. Ежедневники Леттса стали популярными в Европе с середины 19 века для врачей, архитекторов, священников, учителей.
В 1908 году корпорация Генри Форда выпустила 200 тысяч автомобилей модели Т. Она обладала востребованностью именно для экономии времени при передвижении.
Темп жизни начал расти
Задачи тайм менеджмента
Выполнение работы требует определенных затрат времени. Качество выполненной задачи зависит от того, насколько эффективно использовано время.
Тайм менеджмент устанавливает принципы, которые помогают в короткие сроки достичь желаемой цели:
- Анализ затрат времени — количество временных единиц, которые потребовались для выполнения определенной задачи от самого начала до завершения без учета перерывов.
- Постановка цели — определить, какой итоговый результат произойдет после выполнения всех действий. Цель должна быть определена, четко сформулирована и установлена для участников процесса.
- Установка задач — определяет правильную последовательность действий, сложность их выполнения, приблизительные расчеты времени, которые в конечном итоге приведут к цели.
- Расстановка приоритетов — факторы, играющие небольшую роль в достижении цели, отвлекающие от основного процесса, сводятся к минимальным затратам ресурсов.
Важны задачи, которые позволят выполнить всю цепочку действий, ведущих к цели
Список задач должен иметь статус приоритета от высокого к низкому, где в первую очередь выполняются задачи с наивысшим статусом.
Вне очереди добавляются задачи со статусом «срочно»
- Составление плана — определяет правильную последовательность задач, сложность их выполнения, приблизительный тайминг. Ежедневное планирование увеличивает продуктивность лучше, чем импровизация. Распределение задач на определенные шаги, строго рассчитанные по времени, помогут начать новый день эффективно и продолжить работать, не отвлекаясь на задачи низкой приоритетности и совершать незапланированные перерывы.
- Фиксация времени — ведение отчета времени на выполнение задач помогает вывести средние значения, которые позволят быстрее планировать процесс работ в дальнейшем.
В тайм менеджменте есть понятие — анализ проделанных действий с оценкой затраченного времени. Это дает представление о том, насколько рациональны были совершенные действия, как повлияли на текущую ситуацию, какие факторы отняли время или были нецелесообразными. Также важно понимать, насколько весь процесс продвинулся вперед и что необходимо в дальнейшем исправить.
Преимущества эффективного планирования
Установка последовательности действий не только придаст мотивацию к завершению главного дела, но и позволит сэкономить финансовые затраты, а также выявить причины, которые тормозят весь процесс.
Тот, кто владеет инструментами тайм менеджмента быстрее достигает успеха в любой сфере, обладает высоким потенциалом к управлению, лучше понимает, как работает любой бизнес, имеет возможность чаще отдыхать и проводить время в удовольствие.
Какие виды тайм менеджмента бывают
Проблема в управлении временем актуальна в трех сферах жизни человека: личное саморазвитие, профессиональный рост, социальные взаимоотношения.
- Персональный (личный) — тайм менеджмент, регулирующий домашние дела, личностное развитие, организацию дня с пользой для улучшения собственной оценки, самочувствия и комфортных условий.
- Социальный — регулирует межличностные отношения или помогает в планировании временем нескольких людей.
- Профессиональный — тайм менеджмент, эффективный в организации рабочих процессов, регулирующий распределение должностных обязанностей внутри коллектива.
Тайм менеджмент в управлении
С правильной организацией рабочего времени сотрудники не ощущают бесполезность совершаемых действий и не чувствуют дефицита времени на выполнение должностных обязанностей. Правильная установка сроков на выполнение задач помогает сотрудникам, а не подавляет их продуктивность.
Для этого руководителям необходимо придерживаться следующих принципов в тайм менеджменте: Еженедельное и ежедневное планирование предоставляет действия на ближайшее будущее, что помогает выполнять работу продуктивно и оперативно.
Чтобы придерживаться установленного плана, действия нужно записывать с определением времени и с соблюдением статусов приоритетности. Большие задачи всегда дробятся на мелкие. За крупные проекты нужно браться последовательно.
Тайм менеджмент важен для руководителей в ведении любых проектов и построении рабочих процессов, где должны участвовать все сотрудники компании, как звенья единой цепочки.
Управление личным временем в тайм менеджменте
Свободное время успешного человека тоже нуждается в планировании.
Научившись личному тайм менеджменту, можно освободить больше времени для развлечений, а не быта, научиться находить дополнительные возможности для эмоциональных наслаждений и оградиться от рабочих дел, не создавая стрессовый фон.
Для этого существуют правила:
- не брать работу на дом;
- перестать проверять электронную почту в свободное время, не заходить в рабочие чаты, программы и не пытаться в свободное время выполнять задачи;
- для спорта, кино, встречи с друзьями, поездкой на дачу использовать не только выходные, но и будние дни после работы;
- организовать быт максимально комфортно: избавиться от захламления, лишней посуды, одежды, убирать грязную посуду после ужина, застилать постель после сна.
Три правила тайм менеджмента
Экономия времени начинается с четкого определения цели и задач.
Правило №1. Правильная постановка цели
Перед началом какого-либо действия должен задаваться вопрос «это поможет приблизиться к цели?»
Если ответ отрицательный, то отказ от выполнения действия не повлияет на результат, но сэкономит время и позволит приступить к другим задачам.
В постановке цели важна визуализация: точное представление, какой результат получится, через какое время, с какими финансовыми затратами и сколько понадобится заинтересованных людей для участия в этом проекте.
Согласно методу SMART, цель должна быть:
- Specific — конкретной;
- Measurable — измеримой;
- Attainable — достижимой;
- Relevant — актуальной;
- Time-bound — ограниченной во времени.
Правило №2. Выбор приоритетов
Способ «ABC» или «АБВ» предлагает расставлять задачи в порядке важности, где «А» наивысший приоритет, «В» наименьший.
Правило №3. Планирование
Заранее составленный план в письменном или цифровом виде позволит увидеть сроки, которые понадобятся для достижения цели.
«Диаграмма Ганта» — инструмент, который иллюстрирует план работ в виде столбчатых диаграмм.
Если распределить задачи в таблице по левую сторону в столбце, а сроки вверху слева-направо, то можно убедиться в том, что изучение тайм менеджмента необходимо для руководителей любых проектов, даже если речь касается личных целей (строительство дома, например).
Применение разных методик в тайм менеджменте помогает взглянуть на ситуацию с разных сторон, но в конечном итоге позволит организовать все важные процессы и начать действовать не во вред своему драгоценному времени.
Основные методики планирования
Метод «ABC» основан на том, что в первую очередь в работу берутся самые важные задачи, которые составляют в среднем 15% дел, но приносят 60% результата (задачи категории «A»). В категорию «C» входят задачи низкого приоритета, имеющие в совокупности 65% объема дел, но дающие результат 15%.
К технике эффективного тайм менеджмента относится Правило Парето (80/20 или 20/80), означающее, что 80% деятельности принесет 20% результата. Но спланированная деятельность, составляющая 20% от общего времени, принесет 80% результата.
Техники тайм менеджмента легко осваиваются управленцами, которые знакомы с «делегированием полномочий». Можно все задачи делать самостоятельно, экономя деньги, но растягивая время, а вместе с тем, растрачивая собственные силы и энергию.
В конечном итоге вся деятельность сведется к тому, что придет понимание — цель уже не достижима.
Здесь следует снова вспомнить инструмент SMART. Запись действий с подсчетом времени — хронометраж — как нельзя лучше покажет, на что ушло время с пользой, а на что необдуманно. Эти данные помогут спрогнозировать график на будущее.
Списки задач — четкая установка на будущий день, приближающая к результату.
Если задачи слишком объемные и недостижимые за короткий период времени, они делятся на комплекс более мелких (декомпозиция).
Как правильно составить список дел исследовать ему
В первую очередь метод хронометража позволит выяснить, сколько времени занимают привычные дела и выполнение задач в личной жизни и на работе, затем следует перейти к составлению списков. При условии, что цель и основные задачи уже определены.
Правильно выстроенная система тайм менеджмента начинается с планирования, которому также необходимо учиться:
- список составляется с вечера на будущий день;
- все пункты должны быть максимально конкретными с указанным временем;
- если задачи слишком большие, они разделяются на пункты, которые также оцениваются временем, необходимым для выполнения;
- все перерывы также нуждаются в четком представлении, что будет происходить (чтение книги, просмотр кино, игра в теннис);
- время на встречи также должно иметь строгие рамки, если оппонент опоздал, не стоит без важной нужды задерживаться после беседы, уходить нужно вовремя, чтобы следующие пункты списка не пострадали;
- список дел должен быть на виду в течение дня;
- последовательность действий нежелательно менять;
- в списке не должно быть больше 10 приоритетных задач в день;
- все задачи должны быть актуальны на начало работ;
- если есть возможность кого-то попросить выполнить свою задачу, можно делегировать полномочия;
- все задачи должны быть доведены до конца;
- нельзя забывать про собственные биоритмы.
Человек, у которого есть цель, рано или поздно понимает, что только желанием ее достичь невозможно, а любые попытки отнимают много времени и сил.
Управление временем поможет получить хороший результат, а обучение этим техникам стало проще с появлением программ по тайм менеджменту, которые находятся в смартфоне и всегда под рукой.
Метод Тима Ферриса
Книга о том, как работать по 4 часа в неделю, написанная Тимом Феррисом, принесла ему популярность в 2007 году.
Она основана на личных практиках писателя.
Он отдавался своему бизнесу на все 100%, что привело к бессоннице и другим проблемам со здоровьем.
Римский философ Сенека побудил Ферриса задуматься о том, что мы сами придумываем себе то, что желаем, но не стремимся этого достичь. Сенека предлагал упражнение premeditatio malorum, что означало «продумывание несчастья». На основе прочитанного, Феррис переиначил понятие «постановка цели» на «постановка страхов».
Данный метод заключается в трех простых действиях:
- Формулировка страхов: определить, предотвратить, исправить. В первую очередь нужно определиться, какие есть страхи и риски на пути к осуществлению мечты. Далее ответить на вопрос «что я могу сделать, чтобы этого не произошло?». И самое важное «если худшее произойдет, как я могу это исправить?» Записать в три колонки на первом листе бумаги.
- Перечислить преимущества Перед тем, как начать действовать навстречу к успеху, необходимо перечислить все преимущества и привилегии, которые будут ждать вас после того, как желаемое осуществится. Записать все преимущества на втором листе бумаги.
- Представить последствия бездействия Необходимо тщательно подумать и записать на третьем листе бумаги, как бездействие повлияет на последующие годы жизни и какое влияние окажут на личное состояние из-за упущенной возможности.
Данное упражнение позволит взвесить все «за» и «против», а также понять действительную важность вопроса
Тим Феррис вырвался из своего бизнеса на полтора года, переключившись на кругосветное путешествие, где он и создал свою знаменитую книгу.
Легкие упражнения по тайм менеджменту
Важно с большей отдачей выполнять задачи в процессе работы, а не тратить большее количество времени, но менее продуктивно. Фокусировка на деятельности «здесь и сейчас» — залог успеха и отсутствие эмоционального выгорания.
Существуют неординарные техники тайм менеджмента.
К ним относятся приемы, позволяющие избавить себя от откладывания неприятных или сложных дел «на завтра».
«Съесть лягушку на завтрак»
Утро — самое удачное время дня, когда необходимо решить сложную и неприятную задачу.
Избавившись в первую очередь от трудности, которая не дает покоя голове, можно обрести спокойствие на весь остаток дня и легко завершить прочие дела.
Матрица Эйзенхауэра
Техника в тайм менеджменте, помогающая в распределении задач по приоритету и в принятии решений. Составляется таблица, в которой есть 4 квадрата, куда вносятся задачи согласно своей срочности и важности (от A до D).
Вывод делается на основе результатов записей.
А – Срочно и важно;
В – не срочно, но важно;
С – срочно, но не важно;
D – не срочно и не важно.
Техника Помидоро
При выполнении работы требуется делить все время на 25 минут усердной занятости и 5 минут перерыва. Для этого устанавливается будильник, который оповещает о возможности отвлечься: отойти по личным делам, сделать кофе, откинуть на кресле и размять мышцы.
Секрет данного упражнения в том, что мозг всегда мотивирован на получение отдыха в перспективе и работает более эффективно, когда близится перерыв. Если делать по 4 таких подхода, можно добавить большее время для отдыха, затем снова приступить к выполнению задач.
Как съесть палку салями
Нарезав палку колбасы на маленькие кусочки, можно съесть салями полностью. Также следует поступать с делами, поделив их на равные объемы и выполняя последовательно до тех пор, пока дело не завершится.
Все перечисленные упражнения невозможно применять в тайм менеджменте одновременно, необходимо выбрать наиболее близкие и удобные. Большинство руководителей и бизнесменов имеют личных помощников, которые отвечают за планирование дел, организуют встречи и помогают в остальных вопросах.
Руководители делегируют задачи на подчиненных не потому, что не умеют их выполнять сами. Они предпочитают выделять временные ресурсы на задачи высшего приоритета и делать то, с чем не справится исполнитель.
Чтобы научиться понимать, как работает время, нужно начать с меньшего и последовательно начать строить график на пользу.
Секреты тайм менеджмента, которые помогут ценить время:
Погружение в работу — выделите пару дней на решение задач, исключив из расписания встречи, звонки и пользование социальными сетями. Результат, который получите, даст понять, насколько сильно могут мешать сообщения и звонки без повода.
Научитесь говорить «нет» — есть ситуации, в которых приходится участвовать, чтобы угодить знакомому или другу, но это не всегда настолько важно для него, насколько ущербно для вас. Если малейшая просьба получила согласие, помните, что от части дел придется отказаться.
Считайтесь с биологическими ритмами — учитывайте биологические часы и работайте эффективно без стресса и усталости.
Автоматизация — внедрение автоматизированных программ позволит освободить массу времени.
Хотя бы 10 минут — если давняя мечта начать изучение иностранного языка или чтение книги не приводит к результату, попробуйте хотя бы 10 минут в день выделять на это занятие.
Правило трех — легко выполнить три главные задачи в день, этот секрет работает безотказно.
Поощряйте за работу — придумайте способ похвалить себя за продуктивность, чтобы создать дополнительную мотивацию.
Тайм менеджмент учит обманывать наш мозг, который предпочитает лениться и экономить энергию
В достижении цели нужно найти подход к организму и научиться понимать собственные биоритмы, знать, каков запас энергии и как грамотно распределиться важным ресурсом — временем.
Оценив преимущества, риски и страхи, а также зная наперед, как исправить ситуацию в случае провала, можно быть готовым к победе или поражению, но в любом случае быть во всеоружии и получить хороший опыт.
